Comment favoriser la bonne dématérialisation des processus RH

Quelles sont les étapes du cycle de vie d’une information dématérialisée ? Quelles sont les bonnes pratiques d’un projet de dématérialisation des processus RH ?

Les grandes étapes du cycle de vie de l’information

Au sens strict la dématérialisation est la simple transformation des supports matériels en fichiers informatiques.

Plus largement, la dématérialisation peut être abordée comme l’ensemble des processus qui permettent de transformer / créer, archiver et conserver les données en format électronique.

Deux types de dématérialisation peuvent être distingués :

          ●   La dématérialisation “a posteriori” par numérisation de documents issus de processus classiques

          ●   La dématérialisation “native” dans laquelle l’information est nativement numérisée par  l’informatisation complète du processus

Les grandes étapes du cycle de vie de l’information formalisée dans le schéma ci-dessous sont à l’origine de la dématérialisation des processus.

Ces notions structurantes étant détaillées, voici quelques conseils pour la conduite d’un projet de dématérialisation des processus RH.

Evaluer l’ampleur des changements et  impliquer les partenaires sociaux au plus tôt

Comme pour n’importe quel projet de transformation, il est indispensable de savoir anticiper les changements induits par la mise en œuvre de la dématérialisation en termes d’ergonomie du poste de travail, de processus, de relations entre services internes ou avec les clients finaux. Il est donc nécessaire d’impliquer au plus tôt les partenaires sociaux dans votre projet afin de s’assurer de leur adhésion.

Réaliser un travail préalable de normalisation de  la documentation

La dématérialisation ne se limite pas au remplacement d’un document papier par un fichier électronique. Le lancement d’un projet de dématérialisation doit de ce fait être précédé d’une phase de normalisation, typage, mise à jour du fonds documentaire, élaboration du futur plan de classification pour optimiser les traitements de numérisation et faciliter l’automatisation du  classement des documents dans un outil de GED (Gestion Electronique des Documents). Ce travail préliminaire permet par ailleurs de mener très en amont les premières réflexions sur les changements de processus impliqués par la dématérialisation, favorisant ainsi l’appropriation des ressources concernées.

Se renseigner sur la durée de conservation des documents

Quel que soit le type de documents que vous souhaitez dématérialiser, il convient de se pencher sur la question de la durée de conservation dans votre future GED. De seulement quelques mois à 90 ans, les durées légales de conservation peuvent être très variables. L’exercice de définition peut donc s’avérer d’autant plus complexe que votre fonds documentaire objet de la numérisation est varié. L’appui d’experts juridiques peut alors faire gagner en temps et en efficacité sur ce chantier.

Ne pas faire coexister  les processus « Papier » et « Électronique »

Les phases de préparation et de formation des équipes aux nouveaux outils et processus doivent être conséquentes. Il est en revanche important de raccourcir le plus possible voire de supprimer la période de coexistence entre les processus « Papier » et « Electronique ». Plus la transition entre les deux supports sera rapide, plus l’adoption du nouveau mode de fonctionnement sera réussie. Le maintien du papier ne doit se faire que pour les cas particuliers pour garantir l’adoption du nouveau mode de de travail.

Considérer la chaîne logistique dans son ensemble et ne pas sous-estimer ses problématiques

Les problématiques d’ordre logistique sont incontournables dans un projet de dématérialisation. La stratégie de numérisation d’un historique doit faire l’objet de toute votre attention. Plusieurs options s’offrent à vous, tant en terme d’acteurs - vous pouvez assurer la numérisation en interne, la sous-traiter auprès d’un prestataire spécialisé - que d’approche logistique - le stock peut être numérisé par des unités mobiles directement sur les différents sites de votre organisation ou collecté, transporté puis centralisé sur un lieu unique dédié). La phase projet terminée, les flux de documents traités « au fil de l’eau » doivent aussi être scrupuleusement étudiés pour garantir un fonctionnement en cible optimisé et éviter le retour au processus papier.

Pour conclure, réussir la numérisation des processus n’est pas une tâche aisée pour la DRH mais les conseils promulgués ici devraient vous permettre d’identifier et de maîtriser les principales difficultés qui se présenteront.