Les nouveaux outils digitaux au service de l’engagement des collaborateurs ?

Selon l’IBET 2016 (Indice de Bien Etre au Travail), le désengagement coûterait 12 600€ par an et par salarié.

Face à ce constat, une réelle prise de conscience a poussé les entreprises à prioriser cette thématique comme le révèle le baromètre des DRH 2017 établi par Mercer France, ABV Group et RH&M. Cependant la notion d’engagement s’avère complexe et peu tangible pour les entreprises qui peinent à trouver des leviers d’engagement adaptés.

Depuis quelques années, de multiples start-up /éditeurs SI lancent sur le marché des solutions pouvant contribuer directement (ou indirectement) à développer l’engagement des collaborateurs. Naturellement, les questions suivantes se posent : Quels leviers faut-il activer pour engager chaque collaborateur ? Comment le digital s’inscrit-il dans cette démarche pour promouvoir l’engagement ?

Avant de travailler sur les leviers de l’engagement, il est essentiel de bien comprendre la notion d’engagement et ses composantes. L’engagement est souvent confondu avec la notion de satisfaction. Alors que la satisfaction désigne un sentiment positif vis-à-vis d’une situation « Est-ce que je me sens bien au travail ? », l’engagement fait référence au degré d’implication et à l’adhésion à la mission et aux valeurs de l’entreprise (« Est-ce que je cherche à tirer l’entreprise vers le haut ? »). Bien qu’essentielles pour créer une atmosphère de travail productive, ces notions restent bien distinctes et les confondre serait prendre le risque de ne pas adresser l’ensemble des leviers d’engagement.

Par exemple, ces dernières années, les entreprises ont fortement investi sur le bien-être et le bonheur au travail avec la mise à disposition d’avantages tels que des salles de sports, des garderies, de la nourriture gratuite, etc. De grandes entreprises nord-américaines telles que Google, Facebook, Apple sont souvent citées en exemple mais d’autres initiatives méritent d’être saluées. Par exemple, PepsiCo a mis en place des bulles de relaxation entre les bureaux, ING Bank offre des séances de sophrologie, Sanofi met à disposition des salariés des séances de massage. Ces actions ont œuvré à améliorer la satisfaction mais elles n’ont pas entrainé une augmentation significative de l’engagement. Seulement 13% des employés sont activement engagés dans leur entreprise, d’après une étude réalisée par Gallup.

Cet exemple prouve qu’il n’est pas suffisant d’activer les leviers de la satisfaction pour engager les collaborateurs. Selon Sia Partners, l’engagement est un état atteint grâce à la conjugaison de trois sentiments : la satisfaction, la réalisation et l’adhésion.

Il est donc important pour les entreprises de prendre en compte l’ensemble des leviers et d’identifier les actions à mettre en place pour chacun, et de bénéficier des outils adéquats. Les éditeurs ne s’y sont d’ailleurs pas trompés et s’emparent du sujet.

Depuis longtemps, les DRH lancent des enquêtes ou des baromètres sociaux, pour prendre le pouls de l’entreprise. Souvent longs et fastidieux, leur fréquence semble peu adaptée au rythme de l’entreprise et  ils peuvent s’avérer frustrants si les actions ne sont pas mises en place… Aujourd’hui de nouvelles solutions, telles que  ZestMeUp et Jubiwee apportent de la flexibilité à ce processus. L’outil SuperMood par exemple permet d’interroger plus régulièrement les collaborateurs sur quelques questions pour bien connaître leurs attentes. Les dispositifs sont moins lourds, les données sont plus faciles à traiter ce qui permet de construire des plans d’actions, de les mettre en œuvre et de les suivre.

1. Contribuer à la réalisation personnelle des collaborateurs

Selon Sia Partners, l’engagement passe par la réalisation personnelle, sentiment correspondant à l’épanouissement de l’individu dans son travail. Les entreprises peuvent jouer sur différents leviers afin d’atteindre ce sentiment : organisation interne du travail fluide, intérêt du travail, perspectives d’évolutions.

Les solutions digitales permettent de susciter ou de maintenir l’engagement en créant une organisation interne plus collaborative. Les réseaux sociaux d’entreprise (Yammer, Jive, Facebook @Work), les ChatOps (Slack) ou les solutions de gestion de projet collaboratives (Sharepoint, Azendoo, Asana, Trello, Todoist) favorisent le partage d’informations et la coopération interservices. Ces solutions permettent aux collaborateurs d’accéder facilement à l’information utile à son travail et d’avoir les moyens nécessaires pour travailler plus efficacement qu’au travers de l’échange d’emails ou l’organisation de réunions. Cette transparence accrue peut aller jusqu’à offrir une vue globale sur les compétences disponibles au sein de l’organisation. Elamp a développé une plateforme collaborative qui met en évidence les compétences des salariés. Ainsi les compétences de chacun sont bien identifiées et utilisées de façon pertinente pour atteindre les objectifs. Les outils digitaux contribuent à désiloter l’organisation, fluidifier la communication et donner une vision plus claire de l’organisation et des travaux internes, afin de permettre au collaborateur de mieux s’y insérer.

Les nouvelles formes d’apprentissage s’appuient sur les notions de mentorat, tutorat, compagnonnage. Quelle que soit la modalité, le collaborateur est plus impliqué dans son processus de développement et participe également à celui de ses pairs. Il devient acteur plus que consommateur. Les fonctionnalités de feedback développées par  Oracle HCM sur le e-learning en sont une des facettes. Par exemple, les salariés peuvent produire des tutoriels et les partager avec leurs pairs. A leur tour, ceux-ci peuvent donner leurs avis et recommander des contenus. Cela donne de nouvelles opportunités de se former, de collaborer et cela encourage plus de salariés à contribuer et valoriser leurs savoirs.  Les managers peuvent encourager les collaborateurs à participer, les aider à utiliser cette base de connaissances, donner des feedbacks. Dans le cadre de formations, la solution permet également aux apprenants et formateurs de discuter sous forme de chat, les conversations sont enregistrées au niveau de la session. Grâce à Skillcatch de TalentSoft, le collaborateur conçoit lui-même des vidéos de formation.  Ainsi le collaborateur a le sentiment de progresser, de se professionnaliser et de développer des compétences (et celles des autres).

Mais l’engagement individuel et collectif passe également par l’ensemble des leviers de la politique RH : la formation, la mobilité, la gestion de carrière/la promotion, la rémunération et plus globalement les incentives.  Les solutions comme Talents Affinity, Praditus ou 365 talents  qui permettent aux collaborateurs de mieux identifier leurs compétences, de construire leurs axes de développement, de développer leur carrière œuvrent dans ce sens. Une meilleure prise en compte de l’ensemble de ces facteurs grâce à un système complet de gestion des talents peut permettre de développer l’engagement.  D’autant plus si elles mettent en avant une relation gagnant-gagnant. L’entreprise peut ainsi offrir aux collaborateurs des opportunités d’évolution de carrière pertinentes et évolutives, et proposer notamment des formations pour s’adapter aux évolutions de poste.

2. Contribuer à l’adhésion du collaborateur

Par adhésion, on entend le sentiment d’appartenance.  L’adéquation aux valeurs, à la culture de l’entreprise et le sentiment de contribuer à sa stratégie sont autant de leviers intangibles mais puissants d’adhésion.

Avant même de travailler sur la création d’une culture d’entreprise engageante, il est nécessaire en premier lieu de recruter des candidats qui seront à même de s’intégrer et d’appartenir à la culture d’entreprise. Cela passe par une sélection des candidats sur les valeurs interpersonnelles lors des entretiens. C’est ce que proposent aujourd’hui les éditeurs comme  Assessfirst. Leurs tests visent non seulement à mesurer l’adéquation d’un candidat à un poste mais aussi à une culture d’entreprise. Toute la démarche Marketing RH de valorisation de la marque employeur est clé pour attirer les talents en amont mais il est essentiel de s’assurer que les valeurs s’accordent. Certaines solutions comme Social Referral de Career builder permettent de créer des challenges entre salariés et de développer la cooptation. Les solutions consacrées à la cooptation comme Keycoopt sont donc aussi bien des solutions de recrutement que d’engagement.

Par ailleurs, les solutions SIRH telles que Talentsoft ou Peopledoc se sont étoffées sur le volet du recrutement en prenant en charge le processus Onboarding, c'est-à-dire l’intégration du salarié. Outre les obligations administratives, elles aident le nouvel arrivant à mieux connaître l’entreprise et son équipe. En effet, elles assurent la transformation du dossier candidat en dossier salarié et permettent de préparer son arrivée dans l’entreprise (attribution du PC, de badges ou d’identifiants). Par ailleurs elles donnent la possibilité au nouvel arrivant  de communiquer avec sa future équipe, d’accéder à de nombreuses informations sur l’entreprise, voire à des parcours de formations, de façon personnalisée,  avant même son arrivée. Les solutions d’onboarding permettent de gérer l’ensemble du programme d’intégration et deviennent de plus en plus des « intranets » pour diffuser de l’information tout au long de la carrière.

Enfin, les solutions dédiées à la reconnaissance et aux challenges comme Achievers stimulent également l’engagement. En effet l’engagement passe par la valorisation des collaborateurs. Achievers est une plateforme en mode Saas qui apparaît comme un réseau social interne dans lequel chaque salarié a un profil. Chacun peut attribuer des points à ses collègues et collaborateurs pour valoriser la réussite d’un projet, une initiative, une action, etc. Les collaborateurs peuvent également auto-déclarer leurs succès et les managers peuvent mettre en avant une action, un comportement ou autre en un clic.  La plateforme permet également de gérer tous les modes de reconnaissance : « employé du mois », prix de la sécurité », les anniversaires de service etc. La promotion de ces initiatives via des systèmes de concours, d’idéation et incubation (hackatons par exemple) favorisent l’innovation, l’agilité, le désillotage  au sein de l’entreprise et mettent en avant la contribution des collaborateurs. Les méthodes de team building autour d’activités ludiques, sportives, créatives, culturelles sont autant de vecteurs des valeurs et de la culture d’entreprise et in fine d’engagement.

Les DRH peuvent dorénavant s’appuyer sur une offre pléthorique des éditeurs pour développer l’engagement des collaborateurs. Mais il est important de bien identifier le levier à activier pour ne pas se disperser entre toutes ces solutions. Ceci aurait un effet contre-productif alors que l’objectif est de les aider à traduire leur stratégie RH en résultats opérationnels concrets par la construction d’une expérience collaborateur engageante.