Lutter contre l'absentéisme en analysant des coûts

Mais combien coûte-t-il réellement ? Peu d'entreprises sont capables de répondre facilement à cette question, faute de vision globale sur le sujet. Et pourtant, mesurer le coût total de l'absentéisme permet non seulement de prendre réellement conscience de l'importance de ce phénomène, mais également d'identifier les leviers d'actions les plus pertinents pour maitriser l'absentéisme et les coûts afférents.

Les coûts de l'absentéisme ne se limitent pas aux coûts directs liés à la prise en charge du salaire du salarié absent. En effet, les coûts totaux peuvent représenter de 2 à 4 fois les coûts directs. Le tableau suivant donne une vision des différents types et natures de couts de l'absentéisme :

La majorité des entreprises n'analyse son absentéisme que par le biais du taux d'absentéisme. Et pourtant, à effectif et taux d'absentéisme égal, le coût de l'absentéisme peut varier très fortement d'une entreprise à l'autre, aussi bien en valeur qu'en termes de structure de coût : si le salaire moyen des salariés absents est une explication évidente aux écarts constatés, d'autres facteurs ont des impacts réels sur le coût de l'absentéisme, et méritent d'être connus et compris par l'entreprise, afin de définir les leviers pour maitriser le coût de l'absentéisme.

> Un facteur sur lesquels l'entreprise n'a pas ou peu de marge de manoeuvre : la réglementation applicable

• Les conditions applicables concernant le paiement des salariés absents ont un impact évident sur les coûts directs de l'absentéisme. En effet, la prise en charge ou non du délai de carence, les conditions de maintien de salaire de l'entreprise (total ou partiel) sont déterminées par la convention collective et/ou accords de branche, ou par défaut par l'accord national interprofessionnel sur la mensualisation [2]. D'un secteur à l'autre, les écarts peuvent être particulièrement importants.

• Les modalités de maintien de salaire, c'est-à-dire avec ou sans subrogation, jouent également de façon importante sur les coûts administratifs. L'employeur peut en effet soit verser uniquement les indemnités complémentaires (les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale étant versées au salarié), soit maintenir le salaire et percevoir directement les IJSS du salarié : dans ce cas, les coûts liés au traitement des versements reçus par la Sécurité Sociale, au rapprochement des IJSS précomptées par l'employeur de celles effectivement remboursées par la Sécurité Sociale, au calcul des provisions IJSS, ...sont à la charge de l'entreprise.
• Les obligations administratives liées au traitement de l'absence : le secteur public est notamment plus fortement impacté par des contraintes administratives : passage obligatoire des agents absents en comité médical d'établissement pour les absences de plus de six mois, passage en commission de réforme suite à mise en disponibilité d'office...autant de coûts supplémentaires qui viennent alourdir le coût global de l'absentéisme.

> Des facteurs sur lesquels la DRH n'a pas ou peu de marge de manoeuvre directe, mais sur lesquels il existe des leviers pour réduire les coûts associés :

• L'organisation du travail, et plus particulièrement la capacité de l'entreprise à fonctionner avec des salariés absents : l'absence de salarié a-t-elle un impact fort sur la productivité du service / de l'entreprise ? Si oui, cette perte de productivité peut-elle être compensée par le reste de l'équipe ? Avec quels impacts ? Les coûts indirects de l'absentéisme sont particulièrement élevés dans les entreprises fonctionnant en « flux tendu » ou ayant adopté le principe du « lean management », pour lesquelles toute variation des ressources a un impact fort et direct sur la productivité. Pour d'autres organisations, les effets sont moindres : au sein du Ministère de la Défense, par exemple, l'absentéisme des militaires en temps de paix est moins impactant que dans d'autres secteurs.
• L'organisation de l'équipe, et plus particulièrement la capacité des équipes à se réorganiser rapidement et efficacement face à l'absence

L'absentéisme est l'ennemi juré des démarches lean, car générateur des 3 maux (les 3 « M ») à traiter [3] :

• Gaspillage (« Muda ») : le coût d'interruption de l'activité et/ou du remplacement
• Variabilité (« Mura ») : il perturbe le bon fonctionnement de l'entreprise, et génère ainsi des coûts indirects importants
• Surcharge (« Muri ») : la charge du salarié absent est reportée sur les autres collaborateurs, et peut générer des couts indirects importants

> Des facteurs sur lesquels la DRH agit directement : la politique RH concernant la gestion de l'absentéisme

• Le remplacement ou non des salariés absents : remplacer génère des coûts de remplacement ; en revanche, ne pas remplacer peut augmenter les coûts indirects cachés (coût net de perte de productivité, coûts sociaux, ...) ; ce choix dépend notamment de la capacité de l'entreprise / du service à fonctionner avec des salariés absents.
• Les modalités de remplacement (remplacement interne via des pools de remplacement, recours aux heures supplémentaires, recrutement CDD, recours à l'intérim), dont les coûts diffèrent en fonction des modalités retenues.
• La gestion des salariés absents : outre les obligations incompressibles liées à la gestion administrative de l'absentéisme, la mise en place de dispositifs complémentaires, ou les modalités d'utilisation des dispositifs peuvent diverger : dispositif de contrôle des salariés absents (pas de contrôle, contrôle systématique, ...), entretiens de ré-accueil, prime de présentéisme....Les coûts générés par ces dispositifs doivent être analysés au regard des gains apportés, et notamment la baisse globale des coûts liés à la diminution du taux d'absentéisme.

Couplée à l'analyse des principales causes de l'absentéisme, l'analyse des coûts permet d'identifier les leviers les plus pertinents pour les diminuer. La mise en place d'un système de pilotage des coûts de l'absentéisme est à ce titre particulièrement important pour assurer la maitrise des coûts dans la durée.