Le projet d'administration de la Ville de Saint-Ouen-sur-Seine

Sia Partners appuie depuis 2015 la Ville de Saint-Ouen-sur-Seine dans l’élaboration de son projet d’administration. Décidée par William Delannoy, maire de Saint-Ouen-sur-Seine, cette démarche stratégique répond à l’impératif de modernisation de l’administration communale pour accompagner le développement dynamique du territoire, améliorer la qualité de service aux usagers et la qualité de vie au travail des agents.

Sur la base de diagnostics partagés et d’une large concertation réalisés avec les cadres et les agents, le projet d’administration comporte des chantiers de transformation structurants : refonte de l’organisation et de la gouvernance décisionnelle, professionnalisation du management, accompagnement RH, pilotage stratégique et opérationnel. Ces chantiers constituent la feuille de route de la Collectivité pour la 2e partie du mandat et ils se déclinent par services.

Cette mission mobilise les compétences croisées des équipes RH & Change qui apportent leur expérience de l’accompagnement managérial et humain des transformations, et Secteur Public pour la connaissance intime du fonctionnement des Collectivités territoriales.

À l’heure du bilan, retour sur les points clés du projet, au travers d’une interview croisée entre Alain Pasty, Directeur général des services, et Sonia Hasni, Directrice générale adjointe et Directrice de projet.

Alain Pasty : « En 2014, les Audoniens ont fait le choix de l’alternance politique. Nous avons installé une nouvelle Direction générale, puis expérimenté et généralisé la mise en place d’une nouvelle organisation qui traduise les priorités politiques de l’équipe municipale nouvellement élue.

Ainsi avions-nous besoin d’un appui externe alliant deux qualités décisives : d’une part, l’expérience de la gestion de projet dans toute sa complexité, particulièrement palpable dans notre environnement institutionnel ; d’autre part, la connaissance fine des collectivités territoriales car il était important d’associer étroitement à la démarche les élus et l’administration.

Au terme d’une procédure d’appel d’offres, le cabinet Sia Partners a été sélectionné. »

Sonia Hasni : « Au départ, j’ai souhaité privilégier la gestion de la démarche par nos propres moyens. L’accompagnement par un cabinet externe est devenu évident lorsque nous avons fait collectivement le constat d’un déficit de compétences en interne pour mener à bien une démarche de cette ampleur, exigeant une méthodologie éprouvée de gestion de projet, qui prenne en compte les attentes des élus et des agents - car tout cela était nouveau pour eux et pour nous.

Dans ce contexte, j’ai eu besoin de m’appuyer sur un partenaire qui soit à l’écoute, qui fasse preuve de souplesse opérationnelle et qui n’applique pas des concepts préconçus.

Sia Partners a su très rapidement démontrer son pragmatisme, son approche humaine de la démarche et sa capacité à s’adapter à nos spécificités audoniennes, comme aux interlocuteurs rencontrés au cours des différentes étapes de la démarche. Cette valeur ajoutée s’est confirmée par la suite. »

Alain Pasty : « Je relève, tout d’abord, le soutien particulièrement appuyé du Maire tout au long de la démarche.  Je retiens aussi les ateliers animés par Sia Partners avec l’équipe de Direction générale et les élus de la majorité municipale pour leur restituer régulièrement l’avancement du projet. Ces points de partage se sont avérés très efficaces puisque les élus sont aujourd’hui pleinement embarqués dans la démarche. »

Sonia Hasni : « Avant tout, j’en retiens l’implication forte des agents.

Ils ont pu s’exprimer, librement et sans filet, sur leur perception de la démarche lors de focus groups. Ils se sont saisis de cet espace d’échanges pour « purger » d’eux-mêmes des sujets difficiles et parfois douloureux hérités de la gestion précédente, tenant aux modes d’organisation, de fonctionnement et de management de notre administration. Cette « catharsis » a eu des effets très bénéfiques pour la suite du projet puisqu’elle a permis d’installer, par petites touches subtiles mais réelles, un climat de confiance.

J’ai aussi relevé, à cette occasion, que le lancement du projet d’administration rejoignait une attente forte des agents qui étaient prêts à un changement profond. Ils en avaient une vision assez précise, émaillée de propositions concrètes. Le projet d’administration a canalisé et matérialisé cette attente. »

Alain Pasty : « Les apports sont multiples.

Avant le lancement du projet, les élus de la majorité municipale se défiaient de l’administration en place. L’équipe de Direction générale en place depuis 2014 a joué un rôle majeur dans le tissage progressif et patient  d’une relation de co-construction qui reste encore à approfondir. N’oublions pas, en passant, que la majorité actuelle a été élue en opposition à l’équipe précédente. Il importe à présent d’accompagner l’évolution de cette majorité « de refus » vers une majorité de projet. Les élus et l’administration apprennent à construire ensemble des projets.

La démarche du projet d’administration, qui met en mouvement la Collectivité, contribue à cet objectif et à décrisper peu à peu la situation. Le projet d’administration donne à nos actions du sens, de la lisibilité et de la cohérence, ce qui est indispensable compte-tenu de l’envergure de la transformation en cours. Le Maire a également mis tout son poids dans la balance.

Dans ce contexte, l’apport de la démarche est aussi d’avoir démontré l’obsolescence des postures réfractaires vis-à-vis du changement, qu’elles soient individuelles ou collectives. Nous avons laissé à tous la possibilité de saisir les opportunités d’évolution et de visibilité offertes par le projet d’administration et par la nouvelle organisation. Certains n’ont pas adhéré au projet. C’est leur choix.   

Enfin, la démarche a rendu l’administration municipale plus autonome et plus solide. Nous avions en effet une contrainte majeure dès notre arrivée : il nous fallait combler les nombreux postes vacants, attirer les ressources manquantes et assurer leur montée en compétences. Nous avons recruté et formé au fil de l’eau, tout en maintenant le cap de la démarche. »

Sonia Hasni : « Nous n’avions d’autre choix que d’engager cette démarche de transformation.

Rappelons-nous qu’en 2014, l’alternance a été traumatisante pour beaucoup d’agents. Elle mettait fin à un système de communisme municipal très ancré dans les pratiques politiques et administratives. Celui-ci se caractérisait par une gestion locale en quasi autarcie, jusqu’aux premières difficultés rencontrées par la Ville sur le plan fiscal au début des années 2010 qui l’ont notamment conduite à intégrer Plaine Commune[1].

Le projet d’administration était donc nécessaire. Son apport premier a été de nous conduire à surmonter cette situation de blocage due des relations défiantes entre l’administration et le politique. Notre administration est à présent repositionnée, plus forte et maîtresse d’elle-même, en mesure de mieux répondre aux commandes politiques.

J’ajouterais que la démarche a fait progresser le dialogue social. J’en veux pour preuve que la réorganisation est passée avec des avis positifs lors des instances dédiées (les comités techniques), et que la grande majorité des situations individuelles ont trouvé une réponse.

Enfin, la démarche donne un cap, elle apporte un horizon commun. Le projet embarque, même s’il est encore trop tôt pour affirmer qu’il fédère. Dans les faits, ce n’est pas complètement acquis. Certains élus sont moteurs, d’autres moins, qui demandent encore à voir. » 

Alain Pasty : « Il convient de normaliser notre nouvelle organisation - la démarche a parfois été ressentie comme un profond bouleversement - en lui offrant une souplesse de fonctionnement. Il s’agit aussi de consolider la gouvernance de notre Collectivité pour renforcer la cohésion. Il importe également de valoriser les personnes qui ont été porteuses du projet, et faire en sorte que chacun puisse, s’il le souhaite, apporter son aide à la mise en œuvre de la transformation. Tout cela, bien sûr, au service de nos usagers, qui sont la raison d’être de notre démarche. »

Sonia Hasni : « Dans la foulée de la nouvelle organisation que nous allons mettre en œuvre au cours du premier semestre 2017, il va falloir avancer sur d’autres chantiers : la mise en œuvre de la nouvelle gouvernance et la refonte de notre système décisionnel ; le renforcement de l’accompagnement RH des agents ; le développement des compétences de nos managers pour les aider à démultiplier la démarche au sein de notre Collectivité, et à être les garants du bien-être au travail ; enfin, la communication sur notre projet, dans une logique de branding, pour valoriser ceux qui ont été acteurs et porteurs du projet. »

Alain Pasty : « D’abord, il est essentiel d’être au clair, dès le départ, sur les moyens à consacrer à ce type de démarche. Sinon, le risque est grand de prendre des engagements que l’on ne peut tenir sur la durée. À notre arrivée en 2014, nous n’avions pas de ressources à consacrer immédiatement à un projet d’administration. De toute façon, ni les élus, ni l’administration n’y étaient prêts en début de mandat.

Il importe aussi de ne pas sous-évaluer la dimension communication du projet, qui est en réalité un levier très fort d’accompagnement au changement. »

Sonia Hasni : « Avant toute chose, il est important, dès le début de la démarche, de partager une vision collective de son point d’aboutissement et de ses différentes étapes de réalisation. Dans mon rôle de directrice de projet, j’aurais apprécié d’être en mesure d’anticiper plus fréquemment le « coup d’après ». Même si la phase expérimentale a contribué à l’embarquement des élus et des agents, certains d’entre eux ont pu finir par se détacher de la démarche parce que nous n’étions pas en capacité de converger plus rapidement sur la vision du projet que nous voulions porter. Notre nouvelle organisation n’était pas encore très lisible et la démarche était en chantier permanent.  

Ensuite, je vous l’accorde, il aurait fallu mettre davantage d’énergie sur la communication pour porter nos messages communs auprès des équipes.

Pour terminer, nous aurions dû sans doute démarrer le projet d’administration un an plus tôt (il a démarré au 4e trimestre 2015 NDLR). Cela aurait été plus efficace, mais en effet, la collectivité dans son ensemble n’était pas encore prête s’engager dans une telle démarche. »

[1]  Un des 10 pôles de développement stratégique du Grand Paris.