L'économie collaborative, nouvel entrant du voyage d'affaires

Le Voyage d’affaires : un marché en pleine mutation marqué par 3 tendances principales
 

• Utilisation du low cost : 26% des dépenses de voyages d’affaires concernent le low cost aérien en 2014, contre 10% en 2008 [3]
• Usages directs online : 56% des réservations se font online, 44% offline. Cette répartition était inversée en 2012 [4].
• Utilisation de la sharing economy, soit le développement de plateformes collaboratives dans les entreprises : mondialement, les notes de frais Uber ont été multipliées par 5 en 2015 et par 27 pour AirBnB [5].

Ces tendances sont révélatrices de la disparition de la frontière entre la sphère personnelle et professionnelle dans les usages des voyageurs d’affaires, et par voie de conséquence d’un profond mouvement de désintermédiation :

Le Voyage d’affaires, axe de développement  incontournable des acteurs de l’économie collaborative

Ces nouvelles tendances constituent une configuration propice à l’extension de l’offre de nouveaux entrants.

Les 4 acteurs majeurs du voyage d’affaires dans l’économie collaborative :

AirBnB et Uber se sont par exemple diversifiés en proposant une offre destinée aux voyageurs d’affaires : AirBnB business et Uber for Business. Selon l’étude de Carlson Wagonlit, en 2014, 10% des réservations AirBnB sont effectuées par des voyageurs d’affaires.

Preuve de cet investissement, des fonctionnalités adaptées au Voyage d’affaires, ciblent exactement les points de « douleur » des Travel Managers :

- Mise en place de partenariats avec Concur, Expensify, Certify… pour faciliter les transferts de notes de frais (grâce au partenariat Concur, AirBnB a enregistré une augmentation de 700% de son activité avec les entreprises entre 2014 et 2015 [6]).
- Proposition de services supplémentaires sur les 500 000 logements ouverts à la réservation Voyage d’affaires : notation élevées, réactivité des hôtes pour la réservation, garantie de réservation 7 jours avant l’arrivée, arrivée possible 24h sur 24, logement entier garanti et fourniture d’équipements professionnels et de sécurité (WIFI, détecteurs de fumée…).
- Proposition de reportings, de gestion de notes de frais et mise à disposition d’agents 24h/24 sur les interfaces AirBnB et Uber pour les travel manager de manière à faciliter le suivi.
- Proposition d’interfaces avec des degrés d’intégration différents comme Uber for Business et Uber as a business solution :

Quant à Chauffeur Privé, créé en 2012, il comptabilise 19 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2014, et 30 millions d’euros estimés pour 2015 [7]. L’offre entreprise proposée a déjà attiré 3000 chauffeurs et 300 000 clients grâce à trois promesses : une économie de 40% par rapport au prix d’un taxi traditionnel, un accompagnement personnalisé et une plateforme de gestion de notes de frais intégrée

D’autres acteurs de l’économie collaborative font du Voyage d’affaires le cœur même de leur offre de services. Sur le segment Hébergement, MagicEvent est un exemple réussi de la convergence entre nouvelle économie et Voyage d’affaires. Créé en 2014, il  est le grand gagnant des Lauriers du Voyage d’Affaires 2015. Avec 3 millions d’euros de levées de fonds, le modèle de la plateforme de réservation 100% dédiée au voyage d’affaire semble prometteur. Magic Event propose en effet aux professionnels de réserver des logements de particuliers ou professionnels sur des courtes durées,  facture directement le donneur d’ordre et garantit un niveau de confort compatible avec le voyage d’affaires.

Les travel managers sont à la recherche de plus d’efficacité et de rapidité pour les déplacements de leurs collaborateurs et cherchent inlassablement à réduire leurs coûts et à dépenser mieux, à qualité et sécurité égales.

Leurs attentes sont en outre centrées sur l’exploitation des nouvelles technologies de bout-en-bout du processus « Voyage » :

●    L’extension de la Politique Voyages à des dépenses disparates et de faible montant unitaire, dites dépenses diffuses, jusque-là inaccessibles ;

●    La désintermédiation des canaux de réservation via l’autorisation de l’open booking ;

●    L’assurance de faire une économie conséquente grâce à des offres moins onéreuses et des outils de comparaison de prix ;

●    La facilitation du processus de réservation et de paiement des voyages d’affaires via des applications mobiles « tout en un » ergonomiques et simples d’utilisation ainsi qu’un paiement direct par l’employeur, sans avance de frais pour le voyageur ;

●    L’assurance d’obtenir une assistance client-agent disponible 24h/24 ;

●    La disponibilité de reportings ergonomiques et automatisés des frais de déplacements. 

C’est typiquement sur ces objectifs que se positionne la proposition de valeur des nouveaux entrants, nativement numériques.  Les opportunités liées à leur introduction dans un politique Voyages se déclinent sur l’ensemble des leviers Achats qu’ils soient internes, externes ou organisationnels 

Leviers internes : une segmentation de l’offre au service du juste nécessaire

- La consolidation des dépenses diffuses (dépenses réalisées sur un grand nombre de petits fournisseurs différents ne permettant pas de négociations groupées) et l’effet volume grâce à l’alignement entre les usages réels des voyageurs qui utilisent ces services, et la politique de voyage de l’entreprise.
- La standardisation et rationalisation du juste besoin du voyageur : mobilité, connectivité etc. Les offres des nouveaux acteurs de l’économie collaborative permettent de couvrir des besoins non-adressés jusqu’alors par les acteurs classiques comme l’hébergement longue durée ou la tarification par forfait pour les déplacements en VTC.
- La désintermédiation des agences de voyages sur certains segments.

Leviers externes : une intensification de la concurrence naturellement associée à l’arrivée de nouveaux acteurs

- La mise en concurrence des acteurs traditionnels représente une opportunité de rentabilité économique et un réel potentiel d’innovation (ajout de la fonctionnalité de géolocalisation du chauffeur dans les applications de taxi suite à son succès chez Uber).
- Le bénéfice de nouveaux modèles de tarification : prix connu en avance pour les VTC, fixation des prix par les hôtes pour l’hébergement. Selon une étude Carlson Wagonlit les prix de base sont également moins élevés : Uber serait 40% moins cher qu’un taxi classique ; logement AirBnB 57% moins cher qu’une chambre d’hôtel et 27% moins cher qu’une location d’appartement [8]

Leviers organisationnels : l’attractivité et la traçabilité du tout numérique

- L’amélioration des processus (automatisation  et reportings) grâce aux offres de plateformes de reportings à destination du travel manager et des partenariats comme ceux d’AirBnB et Uber avec Concur générent automatiquement les notes de frais associées à l’utilisation des services.
- L’opportunité d’accroître la désirabilité de l’offre voyage et l’adhésion à la politique voyage du fait de la forte demande quant à l’utilisation des acteurs de l’économie collaborative dans les voyages d’affaires.

Pourtant, malgré la mise en place de ces fonctionnalités et l’intérêt qu’elles peuvent présenter pour le voyage d’affaires, certains éléments restent source d’interrogation aussi bien pour les voyageurs d’affaires que pour les travel managers.  Les voyageurs d’affaires jugent ainsi à plus de 40% que l’économie collaborative a plutôt un impact négatif sur la sécurité physique du voyageur et celle de ses données et à 38% qu’elle a un impact négatif sur la gestion des reportings.

En revanche, seulement 4% des voyageurs d’affaires estiment que l’économie collaborative peut être facteur d’insatisfaction du voyageur et 6% un facteur de dégradation de la productivité [9].  

Certains freins à l’utilisation persistent  en particulier autour de la conformité juridique, de la qualité de service et de la sécurité du voyageur, du pilotage de l’activité et de la complétude de l’offre pour le voyageur d’affaires. Des solutions sont bien souvent déjà existantes pour réduire ces craintes.

L’émergence de nouveaux acteurs de l’économie collaborative dans le secteur du voyage d’affaires constitue un véritable changement pour les entreprises. Pour les travel managers, cette mutation du marché est une opportunité d’intégrer les usages numériques dans les politiques voyage et d’améliorer les conditions commerciales, y compris celles des partenaires traditionnels.

Ceci nécessite un changement conséquent des règles de gouvernance du voyage d’affaires : place à la décentralisation et à l’instantanéité.

Quel que soit le choix de l’entreprise, l’extension de la politique voyage est plus favorable, en termes de coût complet et d’image, que l’absence d’un cadre lisible de recours à ces nouveaux acteurs. Il s’agit d’anticiper et de couvrir les risques juridiques et sécuritaires, par exemple par un dispositif assurantiel adapté, plutôt que de laisser les usages des voyageurs faire jurisprudence.

Les acteurs de l’économie collaborative et de plateforme et leurs activités dans le voyage d’affaires