La Région Ile de France dans la crise Covid-19

Depuis 2016, les services de la région Ile de France se sont engagés dans une profonde refonte de l'organisation et des modes de fonctionnement.

Symbole fort, le déménagement et le regroupement des agents au sein du siège du Conseil Régional à Saint-Ouen (contre 11 sites essentiellement intramuros précédemment avec 1 700 agents) a été couplé à trois chantiers d'envergure :

• L'expérimentation puis la généralisation du télétravail à l'ensemble des personnels (entre 1 à 2 jours par semaine), avec la substitution des postes de travail fixes par des équipements nomades (ordinateurs portables, softphonie intégrée) et homogènes
• Des espaces de travail réinventés, des bureaux ouverts pour tous pour libérer les énergies et désiloter l'organisation, du flex-office "à la carte" qui concerne tout de même un tiers des agents du siège ;
• La dématérialisation des processus et le développement du levier numérique pour recentrer les agents sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (mise en place d'un parapheur électronique et de la signature électronique pour fluidifier le circuit d'engagement notamment, dématérialisation des 12 000 dossiers agents).

Cette mutation des services régionaux se traduit par une réelle agilité culturelle et organisationnelle, déjà éprouvée lors de l'épisode des grèves des transports de fin d'année 2019.

En effet, en décembre dernier, dans un contexte de transports en commun raréfiés, la Région Ile de France avait pu tester son infrastructure SI (robustesse du réseau entre autres) et ses outils et était parvenue à assurer la continuité de ses services et des missions prises en charge avec pour de nombreux agents du télétravail en continue durant la grève de 6 semaines. La collectivité avait même atteint son plus haut taux de mandatement des crédits de paiement dans un contexte de travail en distanciel continu!

L'application du confinement généralisé dès le 16 mars dernier, induisant du travail à distance pour les agents de la collectivité, n'a donc pas présenté de difficulté d’organisation majeure ni d'enjeu d'appropriation technologique. La crise COVID-19 révèle à nouveau le potentiel des transformations apportées ces dernières années. Dans un contexte particulier, cette nouvelle organisation du travail permet l’essor des talents et l’engagement des équipes dans un esprit de solidarité.

Concrètement, la totalité des 1 750 agents poursuit son activité en télétravail. Environ 25 personnes doivent maintenir une présence physique ponctuelle ou quotidienne au siège de Saint-Ouen pour assurer la sécurité du bâtiment, gérer le courrier (rotation 1 à 2 fois par semaine) ou encore prêter main forte aux équipes des moyens généraux - sur la base du volontariat – pour réceptionner et assurer la distribution des millions de masques commandés.

Quant aux 8 500 agents techniques des lycées, ils sont confinés à leur domicile. Ceux qui sont logés dans les locaux sur place sont mandatés pour assurer les tâches d'entretien a minima, en préparation de la rentrée.

Très tôt et en anticipation des annonces et mesures gouvernementales, la Région Ile de France a institué une cellule de crise autour du Directeur Général des Services et de l'ensemble des Directeurs ainsi qu'un reporting régulier sur l'évolution de la situation à destination des instances politiques et plus particulièrement de la Présidente du Conseil Régional Valérie Pécresse.

Une Commission permanente a eu lieu pour la première fois à distance le 31 mars dernier et la prochaine assemblée du Conseil en plénière est prévue le mois prochain : un dispositif de vote à distance a ainsi été mis en place pour les élus.

La prise de décision est facilitée pour permettre une réactivité forte devant l'urgence de la situation (décisions budgétaires, mesures de protection des agents, etc.). Ainsi, la Région Ile de France a très tôt commandé 30 millions de masques et instauré des actions pour aider, organiser et valoriser les forces présentes sur le territoire francilien, comme par exemple :

•  Mise en place d'un numéro unique pour aider les entreprises, notamment les PME, et les associations avec la constitution d'un fonds de solidarité
•  Accompagnement des populations fragiles (personnes sans domicile fixe, victimes de maltraitance conjugale, etc.)
• Mise à disposition des locaux des internats pour les personnels soignants et les publics fragiles
• Soutien au personnel soignant (numéro d'appel dédié)
• Soutien aux entreprises franciliennes qui transforment leur mode de production pour lutter contre la pandémie (dispositif PM’up COVID-19) en fabriquant du gel hydroalcoolique, des masques, des respirateurs, etc.
• Campagne pour lutter contre le décrochage scolaire
• Mise à disposition des collectivités et entreprises d'une centrale d'achats pour commander des masques, du gel hydroalcoolique, du matériel de désinfection
• Création avec des partenaires d'une plateforme solidaire "Solutions Covid-19" pour faciliter la mise en relation des fournisseurs et demandeurs de solutions solidaires (catalogue d'environ 400 solutions)

En outre, positionnée en "région stratège", la collectivité réfléchit également à la définition de plans d'accompagnement exceptionnels pour soutenir le développement économique, le maintien des emplois et la reprise post-confinement. Deux secteurs particuliers seront particulièrement ciblés compte tenu des impacts subis et feront l'objet de soutien à la reprise : la culture et le tourisme. Les montants seront votés lors des prochains conseils régionaux mais dès à présent, des financements sont disponibles et distribués pour répondre aux besoins du terrain. Grâce à la transformation menée, les instances démocratiques du Conseil régional peuvent se tenir à distance, ce qui permet de réagir vite en situation de crise.

L'un des défis principaux de la crise actuelle réside en effet dans la capacité des administrations à être beaucoup plus agiles et à simplifier leur processus de décision et d'engagement pour répondre immédiatement aux besoins / enjeux des usagers. La prise de décision ne peut pas être décorrélée de l'urgence de la situation : cela implique de faire confiance aux agents sur le terrain, avec la délégation partielle de la capacité décisionnaire, et de connaître précisément ses marges de manœuvre budgétaires.

En interne, les services ont également mis en place une plateforme d'échanges via l'intranet pour optimiser l'affectation des ressources en publiant des appels à participation à des task-forces ou pour couvrir les besoins contextuels. Les agents mobilisés sur des missions exceptionnelles induisent également une reventilation de leurs tâches récurrentes sur les autres membres de leurs équipes : un cas de solidarité organisationnelle du travail.

Les prestations externes ont été maintenues dans la mesure du possible et le Conseil Régional met tout en œuvre pour continuer d'avancer sur ses projets. En effet, la collectivité a également un rôle d'intérêt économique à jouer en assurant un paiement des factures dans des délais courts et en permettant la poursuite des travaux par les fournisseurs et partenaires, pour les aider dans la gestion de leur trésorerie parfois très critique pour les petites entreprises.

Sur le plan humain, l'attachement aux missions de service public est plus que jamais réaffirmé avec une énergie forte mobilisée pour "continuer à faire". Tous les agents veulent participer, s'impliquer, proposer, innover en cette période difficile et un élan de solidarité très fort existe au sein des services.

N.B : La Région Ile de France a proposé plusieurs webinars pour partager ses retours d'expérience autour du télétravail et met également à disposition son guide du télétravail en téléchargement.

 Article rédigé sur la base d'une interview conduite le 09/04/2020 avec Ulysse DORIOZ, Directeur de la Transformation du Conseil Régional Ile de France