Les outils RH à la rescousse des RH débordés

Attirer, développer et retenir les talents, développer les compétences, participer à la mise en oeuvre de la stratégie de l'entreprise tout en garantissant la paix sociale sont autant d'enjeux complexes mais essentiels confiés aux équipes RH.

Ces dernières, submergées par la gestion administrative induite par les nombreux processus RH, sont confrontées à un véritable problème de charge qui, dans un contexte de réglementation et de pressions hiérarchiques croissantes, n'a cessé d'augmenter.

Mais pour être Business Partner, c'est-à-dire apporter une expertise de partenaire stratégique à la Direction Générale en lui proposant des politiques et des mesures RH qui soutiennent et facilitent la réussite de la stratégie, il est nécessaire de dégager du temps. De nombreux outils - au sens de fonctionnalités de logiciels supportant une ou plusieurs tâche(s)-, leur permettent de se recentrer sur des tâches à plus forte VA.

Quels outils permettent aux RH de se décharger et de se positionner en véritable Business Partner ?

Panorama des outils RH à la rescousse des RH débordés

De manière transverse, les activités RH sont caractérisées par des activités de saisies, d'échanges (pour validation ou déclaration), d'archivage et de production de reporting. Pour réduire la charge induite :

•  une base de données RH commune et interfacée aux applications tierces permet d'éviter les doubles saisies et de s'assurer de l'homogénéité des données entre process RH,
•  les outils de workflow et de dématérialisation des documents réduisent la charge consacrée à la production et à l'échange des documents papier en fluidifiant les relations avec les partenaires externes (ex. CPAM, OPCA...). Ils permettent aussi d'alléger la charge logistique liée à l'archivage des documents papier,
•  les outils générateurs de reporting automatiques (sociaux, financiers, légaux...) fiabilisent la qualité des états produits et allègent les tâches de contrôle de cohérence.

Les outils de Gestion administrative, de la paie, des temps et des activités sont indispensables :

•  le déclaratif d'absence par le collaborateur ou le badgeage en ligne et l'envoi automatique de ces informations à un système de paie accélèrent la production du bulletin,
•  l'accès du collaborateur à son dossier individuel pour modifier des données personnelles non critiques et potentiellement déposer en ligne des pièces justificatives permet aux équipes RH de se dégager du temps.

Pour réduire de manière significative la charge interne consacrée aux activités de gestion administrative, il est envisageable d'externaliser tout ou partie du processus. Cette pratique est déjà largement présente dans les entreprises.

Les outils de recrutement permettent de gérer de manière optimale des viviers de candidats, offrant ainsi le moyen le plus efficace et meilleur marché de recruter des potentiels. Certains outils peuvent s'interfacer au site internet de l'entreprise, ce qui permet de traiter directement les CV transmis en ligne et d'ouvrir automatiquement un dossier pour chaque candidat. En moyenne, la mise en place d'un outil d'e-recrutement peut permettre de réduire de 30 à 50% le coût d'une embauche, selon le type d'embauche, et de 30 à 60% le temps du cycle de recrutement.

Les outils de formation permettent de gérer l'ensemble du processus de formation ; du recueil des besoins à leur validation, de l'élaboration des stages à la mise en place des sessions, de l'inscription du salarié à la feuille de présence et jusqu'à l'évaluation. L'intérêt de tels outils réside dans leurs workflows qui permettent de gérer simplement les aspects administratifs de la formation.
D'autre part, la formation est une activité très réglementée en France et des rapports sur cette activité et son financement doivent être publiés régulièrement. Des outils permettent de produire aisément ces informations qui figurent dans le bilan social, le bilan pédagogique et financier, la déclaration 2483,...
La mise en place d'un outil de gestion de la formation permet de réduire de 50% la charge administrative liée au plan de formation et d'augmenter de 50% l'activité d'un centre de formation à effectif constant. [1]

Du fait de l'évolution des contraintes réglementaires, les activités liées au périmètre « Emploi, Compétences, Carrières » voient leur part croitre aux dépens de la Gestion administrative. Désormais, les outils de gestion des compétences et de la mobilité sont au coeur des préoccupations des DRH. Adossés sur la base de données unique des collaborateurs, ces outils ont pour objectifs de :

•  Dématérialiser, systématiser et simplifier l'Entretien Annuel d'Evaluation,
•  Réaliser une cartographie objective du capital humain de l'entreprise,
•  Avoir une vision prospective sur l'évolution des compétences et des ressources de l'organisation afin d'accompagner les évolutions de l'entreprise et de répondre aux attentes des IRP en matière de GPEC.

Les outils de communication et d'échanges permettent de motiver et d'impliquer le personnel. En effet, les outils collaboratifs à destination de l'ensemble des salariés s'autoalimentent et permettent d'instaurer une dynamique au sein des équipes, sans trop d'intervention de la part des RH (juste un rôle de modérateur).

Les outils de pilotage permettent de produire les indicateurs de mesure de l'efficacité de la fonction RH. Sans ces outils générateurs de tableaux de bord, reporting et indicateurs de performance, il est impossible de piloter efficacement la fonction RH. Ces outils s'inscrivent dans la tendance à la justification de la fonction RH.
Les indicateurs étant générés automatiquement par ces logiciels, cela permet aux RH de dégager du temps pour se focaliser sur leur analyse stratégique et la prise de décisions qui s'ensuit. [2]

Tous ces outils accompagnent l'évolution de la fonction RH vers son rôle de business partner de la direction générale, libérant du temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée tels que le développement de la marque employeur, la valorisation des collaborateurs, l'attraction et la conservation des talents, l'optimisation des relations avec les IRP et l'anticipation des besoins RH à moyen/long terme.
Le choix des outils à déployer doit se faire selon une priorisation en termes d'utilité immédiate, de capacités d'investissement et de gains prévus (ROI) et surtout... ne pas oublier que les outils les plus performants sont les plus intuitifs !

[1] REX Veolia suite à la mise en oeuvre de l'outil Open Portal

[2] Voir l'étude Markess sur les outils décisionnels